メールアドレス管理

 メールサーバーの運用やクライアントパソコンにメールアドレスを設定まで、企業の規模により、どごまで社内SEが行なうかは変わってきますが、少なからずメールアドレス管理を行なう必要があります。社員に割り当てられたメールアドレスを台帳という形で管理し、社員の入社、退職などに合わせて、追加・削除していきます。社員用に割り当てを行なったメールアドレスは管理できるのですが、近年問題となってきているのが、スマートフォンなどに使用する、フリーメールと呼ばれるメールを会社用に勝ってにユーザーが使用する場合があります。これらのメールアドレスの把握は困難で、情報漏洩などのリスクが高まっています。

 どんなに会社用ドメインメールの監視を強化しても、フリーメールでは、制限をかけるどころか、監視ログすら取ることができません。また、会社用ドメインメールでは、添付ファイルにパスワードを付けないと送れない用にしたり、上長承認のメールしか送れないようにしたり、制約を設けすぎると、会社用ドメインメール自体使用されなくなり、フリーメールを使うユーザーがでてきてしまう恐れがあります。

 フリーメールを禁止する手段が実現難しいのだとしたら、社員のモラルに頼るしか有りません。日頃から、社員に対して、ITモラルの向上を図る取り組みが必要ではないでしょうか。

 社内SEの仕事は、機械的に制約をかけるのではなく、社員に対して、なぜこのような制約をかける必要が出てきたのか、説明していくことが求められます。